Waar moet je allemaal op letten als je briefpapier gaat maken en/of bestellen? Wat moet er bijvoorbeeld allemaal opstaan? Onderstaand helpen we je een eindje op weg bij deze soort drukwerk.
Logo
Kijk goed of het logo van de organisatie correct is overgenomen. Let hierbij niet alleen op de vorm, maar bijvoorbeeld ook op het kleurgebruik; is dit de huiskleur?
Bedrijfsgegevens
Dubbelcheck het adres, plaatsnaam, telefoonnummer, faxnummer, website en emailadres. En heeft jouw bedrijf een postbus? Check dan ook of de juiste postcode bij het postbus staat, en de juiste postcode bij het bezoekadres. Misschien moet er ook een afdeling vermeld worden, en de contactpersoon?
Check de positie van de tekst en informatie zodat alles op de juiste plek wordt afgedrukt. Dit niet alleen in verband met het visuele resultaat maar ook met betrekking tot het verschil tussen dichte enveloppen en vensterenveloppen.
Klinkt als een open deur, maar kijk ook even de naam van de organisatie na. Het briefpapier is tenslotte ook het visitekaartje van je bedrijf. Check of de naam van de organisatie goed gespeld is en let hierbij ook op de schrijfwijze van ‘bv’ (of b.v., BV, B.V.).
Indien van toepassing, denk dan ook aan een verwijzing naar de leveringsvoorwaarden. Dit kunnen eigen voorwaarden zijn. In dat geval volstaat een verwijzing naar het nummer waaronder deze gedeponeerd zijn met de Kamer van Koophandel, samen met plaats en datum. Hanteert de organisatie leveringsvoorwaarden van bijvoorbeeld een brancheorganisatie waarbij zij is aangesloten, dan is een verwijzing daarnaar voldoende.
Let op het bank- en/of gironummer; staat dit juist vermeld en is het compleet (denk hierbij aan BIC en/of IBAN gegevens). Wordt het registratienummer bij de Kamer van Koophandel vermeld? Ook moet het BTW nummer op het briefpapier staan als een organisatie Btw-plichtig is.
Er valt dus een hoop te controleren voordat je je order voor het afdrukken van briefpapier aan de drukker doorgeeft. Het verkeerd laten afdrukken van briefpapier is een kostbare zaak!
Dit geldt met name als je voor de eerste keer met een drukkerij werkt, bij de eerstvolgende nabestelling bij dezelfde drukker kost het misschien minder werk, tenzij er wijzigingen in de bedrijfsgegevens zijn opgetreden.
Of het nu de eerste opdracht bij een drukker is of de tiende, vraag altijd om een drukproef en laat twee paar ogen hier naar kijken, die zien altijd meer! Zoek in ieder geval een drukker bij je in de buurt. Het kan zijn dat je ze af en toe moet bezoeken, en dit bespaart je dan veel tijd.
